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Exklusive Einblicke in die Organisation der UPDATE Reihe

Exklusive Einblicke in die Organisation der UPDATE Reihe

11.05.2021

Mit Flexibilität, Kreativität und digitaler Expertise Kongresse erfolgreich planen - auch in Krisenzeiten

Flexibilität, Kreativität und digitale Expertise – Schlüsselkompetenzen, die für eine erfolgreiche Veranstaltungsplanung in der Krise mehr denn je gefragt sind. Am Beispiel der UPDATE-Reihe Hämatologie / Onkologie zeigen wir, wie wir bei Interplan mit den aktuellen Herausforderungen umgehen und warum Sie sich mit Ihrer Veranstaltung auf uns verlassen können.

Interplan Video: DIGITAL. HYBRID. LIVE.
Interplan Video: DIGITAL. HYBRID. LIVE.

Seit gut einem Jahr hat das Thema Corona die Welt fest im Griff. Auf ein „Danach" zu warten, ist in den meisten Lebens- und Arbeitsbereichen keine auf Dauer verträgliche Option. Es gilt also, Ideen zu sammeln und Lösungen zu finden, wie sich Krise und Normalität miteinander vereinen lassen. Keine leichte Aufgabe, schon gar nicht im Bereich Veranstaltungen, bei denen das persönliche Zusammentreffen von Menschen so elementar ist wie das sprichwörtliche Salz in der Suppe.

Für uns Veranstaltungsplaner bedeutet das: Ärmel hochkrempeln, die Möglichkeiten verschiedener Veranstaltungsformate evaluieren und gemeinsam mit dem Kunden die perfekte Lösung finden – bedarfsgerecht für die jeweilige Veranstaltung, die Teilnehmenden und Industriepartner.

Dabei blicken wir auf eine steile Lernkurve im vergangenen Jahr zurück. 26 unserer Kongresse in 2020 fanden rein virtuell statt. Von der hinzugewonnenen Expertise und Routine profitieren unsere Kunden, denen wir in der Wahl des geeigneten Veranstaltungsformats als kompetenter und verlässlicher Berater zur Seite stehen. Das gilt natürlich nicht nur zu Beginn der Planungen, sondern über den gesamten Vorbereitungszyklus hinweg.

Was uns die Krise lehrt: Manchmal kommt alles anders...

Die Krise stellt uns vor zahlreiche neue Herausforderungen, denen wir uns gerne stellen. War in der Vergangenheit das Präsenzformat einer Veranstaltung im Regelfall schon Jahre im Voraus festgesetzt, verlangt die aktuelle Situation von uns deutlich mehr Flexibilität.

Video UPDATE 2020 nach dem 1. Teil
>> Video UPDATE 2020 nach dem 1. Teil

Die Veranstaltungsreihe UPDATE Hämatologie / Onkologie findet in diesem Jahr bereits zum 22. Mal statt. Im Frühsommer 2020 feierte das virtuelle Veranstaltungsformat Premiere – bedingt durch die damaligen Entwicklungen der Corona-Pandemie. Innerhalb von wenigen Wochen erfolgte die Umstellung vom Präsenzkongress zur rein digitalen Veranstaltung, die bei Teilnehmenden und Industriepartnern großen Anklang fand.

Für dieses Jahr standen alle Zeichen auf hybrid, also eine nahtlose Verzahnung von Präsenz- und virtueller Veranstaltung. Wir freuten uns darauf, Teilnehmende, Referierende und Industriepartner nach zwei Jahren physischer Distanz endlich wieder persönlich in Dresden und Duisburg zusammenbringen zu können. Hybride Veranstaltungen bieten auch für all diejenigen, die z.B. aufgrund von Reise- oder Kapazitätsbeschränkungen nicht persönlich teilnehmen können, ein attraktives Kongresserlebnis. Das Event wird live auf der digitalen Veranstaltungsplattform gestreamt, verschiedene Networking-Angebote machen den aktiven Austausch mit anderen Teilnehmenden und der Industrie leicht und unkompliziert.

Und doch sollte es anders kommen. Die aktuelle Infektionslage machte eine Neueinschätzung der Situation erforderlich – die Gesundheit aller Beteiligten steht hierbei stets an oberster Stelle. In enger Absprache mit dem Kunden und unter Einbeziehung weiterer Entscheidungskriterien wie Wirtschaftlichkeit und Qualitätsanspruch wird die erste Veranstaltung der UPDATE-Reihe im Juni 2021 nun erneut rein virtuell stattfinden. Für August gibt es noch keine Entscheidung – wir hoffen weiterhin auf hybrid und somit zumindest teilweise live und in Farbe aus Duisburg.

Der Blick zurück

Nach der Veranstaltung im August gewähren wir Ihnen Eindrücke hinter die Kulissen, und wie das Projektteam mit den Herausforderungen umgeht. Folgen Sie uns auf LinkedIn und Twitter. Wir informieren Sie, sobald der Artikel erscheint.

 

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