Teil II - Exklusive Einblicke hinter die Kulissen
Wie ist der Status 22 Tage vor dem Kongress in Duisburg?
...wir hoffen weiterhin auf hybrid und somit zumindest teilweise live und in Farbe aus Duisburg. So endete Teil I der Insight-Reihe. Heute am 22. Juli stehen wir 22 Tage vor der finalen UPDATE Veranstaltung am 13. August in Duisburg. Was ist in den vergangenen Wochen hinter den Kulissen geschehen. Gibt es eine Entscheidung zum Veranstaltungsformat in Duisburg? Viele Fragen – interessante Antworten!
Die aktuelle Situation:
Bei einer derzeitigen 7-Tage Inzidenz von 8,0 dürfen wir, nach den aktuell geltenden Vorgaben der örtlichen Behörden, 222 Teilnehmer in Duisburg in der Mercator Halle begrüßen. Gleichzeitig soll UPDATE 2021 auf unserer Kongressplattform als Livestream zur Verfügung gestellt werden. 70% der erwarteten Teilnehmer haben sich bisher angemeldet – davon 130 für vor Ort.
Interview mit Jasmin Bobinger & Katharina Heinke
Inwieweit entsteht ein Spannungsfeld zwischen Gesundheitsschutz vor Ort und der Umsetzung einer attraktiven Live-Veranstaltung? Macht Kongress so überhaupt noch Spaß? Wir fragen nach bei Jasmin Bobinger & Katharina Heinke, den beiden Verantwortlichen aus dem Interplan UPDATE Projektteam.
Wie ist der aktuelle Stand der Kongressvorbereitungen?
Die Räume in der Mercator Halle sind gebucht und ebenfalls die komplette Technik für die Umsetzung der Tagung vor Ort und die Produktion des Live-Streams. Alle anderen Gewerke für eine live Veranstaltung haben noch keine Auftragsbestätigung bekommen. Das sind z.B. Caterer, Einlasspersonal und Hostessen. Für das online Angebot sind alle Vorbereitungen getroffen. Plattform und virtuelle Ausstellung sind bereits geöffnet.
Welche Unsicherheiten bestehen aktuell noch?
Es fehlt noch die Genehmigung für unsere begleitende Fachausstellung vor Ort. Die Behörden bewerten derzeit unsere Eingabe.
Der Austausch zwischen Industrie und Ärzten funktioniert am besten vor Ort und die Firmen wünschen sich diese Möglichkeit. Sollte die Präsenzausstellung nicht freigegeben werden, ist ein Kongress in Duisburg schwer vorstellbar. Aktuell gehen wir davon aus, dass wir auf Grund der Inzidenzwerte eine Präsenzveranstaltung durchführen dürfen. Ein Rest-Risiko besteht nach wie vor.
Wie geht ihr mit den Unsicherheiten konkret um?
Unsere Kommunikation ist auf eine hybrid Variante ausgelegt. Sobald wir „grünes Licht" von den Behörden bekommen, starten wir noch einmal in die intensive Bewerbung für die vor Ort Teilnahme. Für unsere Industriepartner planen wir eine Ausstellung in der Mercator Halle und gleichzeitig halten wir Alternativmöglichkeiten für die virtuelle Ausstellung offen. Innerhalb unserer Plattform können wir die Optionen zur Vernetzung und direkten Kommunikation erweitern. Die verlängerte Präsenz der virtuellen Ausstellung macht das Angebot ebenfalls attraktiv und wir haben verstärkte Präsenzoptionen in unserer 3D Ausstellung.
Ein „Umschalten" auf 100 Prozent virtuell ist ohne weiteres möglich. In dem Fall setzen wir eine Studioproduktion um, zu der nur die Referenten persönlich vor Ort sind. So bieten wir den Sprechern ein optimales Umfeld. Das Zuschalten von Referenten ist ebenfalls technisch jederzeit machbar. Die Planungsmeilensteine bleiben auch in der aktuell dynamischen Situation bestehen. Auf dieser stabilen Basis sind wir, da wo es nötig ist, extrem flexibel. Hilfreich ist, dass wir auf die hervorragende Zusammenarbeit mit unseren Partnern bauen können. Allen ist die Schwierigkeit der Situation bewusst und wir treffen hier auf sehr viel Offenheit und Flexibilität – das wird sich langfristig für alle lohnen.
Wie schätzt ihr die Erwartungen der Teilnehmer ein?
Ganz klar möchte der Großteil der Teilnehmer gerne wieder ein UPDATE vor Ort erleben. Das wurde uns in verschiedenen Umfragen signalisiert. Gleichzeitig hat aber auch die virtuelle Variante gewisse Vorteile, z.B. die Ersparnis von Zeit und Reisekosten.
Worauf kommt es am meisten an, um für die Teilnehmer vor Ort und Online eine gelungene UPDATE Veranstaltung umzusetzen?
Die Fortbildungsreihe lebt vom hervorragenden, aktuellen Inhalt, der von hochkarätigen Referenten präsentiert wird. Wichtig ist, die Vorträge auf allen Kanälen einwandfrei zur Verfügung zu stellen. Eine Veranstaltung, die vor Ort stattfindet, wird sich unter den aktuellen Bedingungen noch stark unterscheiden, von dem was die Teilnehmer kennen. Die persönliche Begegnung wird eingeschränkt sein z.B. durch fest zugewiesene Sitzplätze oder klare Abstandsvorgaben. So gerne wir alle vor Ort sind, so wird es doch noch eine Zeit dauern, bis wir hier wieder annähernd das uns bisher bekannte Umfeld vorfinden.
Was tut ihr im Projektteam konkret um diese Aspekte zu erfüllen?
Was die Produktion der Inhalte betrifft, so haben wir und unsere Technikpartner mittlerweile viel Erfahrung. Der Kongress wird im Format einer Fernsehproduktion umgesetzt. Die Programmstruktur ist den Anforderungen beider Teilnehmergruppen angepasst, z.B. mit entsprechenden Pausenzeiten oder einem digitalen Q&A Tool, das auch vor Ort genutzt wird.
Was bewegt Euch mit Blick auf die Veranstaltung am meisten?
Wir sind gespannt, wie der Kongress mit allen Maßnahmen vor Ort ankommen wird und wie die Teilnehmer dies erleben. Grundsätzlich freuen wir uns sehr, dass es wieder losgeht und wir endlich wieder eine Veranstaltung live umsetzen können. Das ist für uns Motivation und Antrieb. Die Innovationen und die digitale Entwicklung in den vergangenen 1,5 Jahren war von enormer Geschwindigkeit. Virtuelle Kongresse waren eine gute Überbrückungsmöglichkeit. In Zukunft sehen wir in den digitalen Lösungen eine Erweiterung und hoffen, dass wir bald wieder regelmäßig live und vor Ort unsere Arbeit machen werden.
Wir danken Jasmin Bobinger & Katharina Heinke für die Zeit und die Einblicke hinter die Kulissen und wünschen allen Beteiligten eine erkenntnisreiche, spannende und schöne Veranstaltung! Live in Duisburg oder Online
Ergänzung 23. Juli 2021: Soeben haben wir grünes Licht für eine Hybrid Veranstaltung im Sinne der aktuellen Coronaschutzverordnung erhalten!!!
Wie Teilnehmer, Referenten, Aussteller und unser Team den Kongress UPDATE Hämatologie / Onkologie am 13./14. August in Duisburg erlebt haben und ob Kongress mit Infektionsschutz Spaß macht, beantworten wir im letzten Teil unserer Insight-Reihe.
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