UPDATE im Hybrid-Format!

20.08.2021

Am 23. Juli 2021 – 15 Tage vor dem Kongress – haben wir für die zweite UPDATE Veranstaltung im August grünes Licht für eine Hybrid Veranstaltung bekommen. Das hätten wir uns auch schon für den ersten Termin im Juni gewünscht!

Wie Teilnehmer, Referenten, Aussteller und unser Team den Kongress vor Ort am 13./14. August in Duisburg erlebt haben, daran möchten wir Sie hier im letzten Teil unserer UPDATE Insight-Reihe teilhaben lassen.

Veranstaltungsort: Mercatorhalle Duisburg / Auflagen vor Ort:

• Maximal 222 Personen im Saal – feste Sitzplätze müssen vergeben werden
• Maskenpflicht – außer am festen Sitzplatz
• 3G Regel (getestet, genesen, geimpft)
• Check-in / Check-out beim Hauptausgang
• Keine Schlangenbildung, Abstandsregeln einhalten
• Kein Buffet – nur Lunch-Pakete

Optimale Bedingungen in der Mercatorhalle durch:

• bestehendes Hygienekonzept
• ausreichend Platz
• geschultes Personal
• kompetente Ansprechpartner

Interplan war mit 5 Mitarbeiterinnen vor Ort,
u.a. verantwortlich für:
Projektleitung und Koordination und Abstimmung aller Gewerke, Betreuung der Referenten, Überwachung im Saal, Koordination Übertragung Stream, Tagungsbüro, Ansprechpartner für alle Fragen/Anmerkungen der Teilnehmer, Koordination der virtuellen Plattform, kurzfristige Anpassungen, Betreuung der Industrie, Aufbau/Abbau.

Dank der guten Vorbereitung und der klaren Vorgaben von der Mercatorhalle reiste unser vor Ort Team absolut positiv gestimmt nach Duisburg. Die Aufbauphase erfolgte dann fast wie immer. Dazu noch die inzwischen gewonnene Routine – von den Kongressen, die bereits im Studio produziert wurden – für den technischen Ablauf und die Produktion eines Live-Streams.
Vor dem Haupt-Zugang zur Veranstaltung haben die Teilnehmer die 3G Kontrolle durchlaufen, die von geschultem Personal der Mercatorhalle durchgeführt wurde. Das hat reibungslos und sehr gut geklappt auch dank des Verständnisses und der guten Vorbereitung aller Anwesenden.

Danach kamen die Teilnehmer direkt zu den Self-Print-Stationen, wo sie sich, mit dem vorab verschickten Barcode, das Namensschild ausdrucken konnten – alles vollkommen kontaktlos, einfach und schnell.

Durch Hygienemaßnahmen, Abstand und Maskenpflicht ergibt sich eine komplett andere Atmosphäre. Ungewohnt war auch das Essen (Lunchpakete) am festen Sitzplatz – eine Auflage des Ordnungsamtes. Um Schlangenbildung zu vermeiden durfte kein Buffet / keine Ausgabestellen aufgebaut werden. Sogar der Kaffee wurde am Platz serviert.

Fazit:

• 112 Teilnehmer vor Ort
• Rund 350 Teilnehmer durchgehend online

Führende Experten auf dem Gebiet der Hämatolgie / Onkolgie berichteten über die neuesten Entwicklungen in diesem Fachgebiet. Die Umsetzung der Veranstaltung hat für alle Seiten – vor Ort und online – hervorragend geklappt. Die Vorträge stehen nun in der Mediathek on demand zur Verfügung.

Viele, auch wir, vermissen den intensiven Austausch, den nur die persönliche Begegnung leisten kann. Hier hilft auch die beste Vorbereitung und Organisation nicht. Wir hoffen daher sehr, dass die nun mehr und mehr angebotenen hybriden Formate auch wieder dazu genutzt werden, um live dabei zu sein.
 

Im Interview: Prof. Dr. Petrasch, Wissenschaftlicher Leiter von UPDATE 2021

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Stimmen der Teilnehmer und Referenten vor Ort:

Interaktion mit dem Publikum ist großartig – das fehlt virtuell komplett ▪ Menschen in echt sehen, die ich schon länger nicht getroffen habe, sich auszutauschen über fachliches aber auch nicht nur über fachliches! ▪ Es ist wieder ein bisschen Normalität ▪ Der unmittelbare Kontakt mit dem Publikum – als Referentin die Reaktion des Publikums spüren ▪ Phantastisch wieder vor Ort zu sein auch wenn mit den online Kongressen alles gut geklappt hat. Aber nichts ersetzt den persönlichen Austausch, den Blickkontakt mit den Zuhörern und die Gespräche hinterher sind einfach Gold wert ▪ Die Begegnung mit anderen Kolleginnen und Kollegen – online Formate können das nicht ersetzten ▪ Es ist spannend wie sich das alles in Zukunft entwickeln wird, wenn die Restriktionen wegfallen – kommen dann wieder mehr Teilnehmer? ▪ Man erreicht ganz neue Zielgruppen, die aufgrund der Entfernung sonst nie teilgenommen hätten ▪ Hybrid wird die Zukunft sein: wer nicht anreisen kann aus welchen Gründen auch immer, hat die Möglichkeit die Veranstaltung online zu schauen und andere, die live zusammen kommen wollen, treffen sich vor Ort ▪ Das Optimum aus einer Veranstaltung erreicht man nur durch hybride Formate

Was vor Ort vermisst wurde:

• Ein Glas Bier
• Mehr Teilnehmer
• Ungewohnt wegen der Abstands- und Hygieneregeln
• Ohne Maske in die Industrieausstellung gehen zu können
• Mal wieder „ne Hand" geben