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Next Generation

Next Generation

22.10.2021

Next Generation - Die digitale Weiterentwicklung von Kongressen

EASD – vier Buchstaben, die für Experten aus über 110 Ländern stehen, die die Forschung auf dem Gebiet der Diabetes zu ihrem persönlichen Anliegen gemacht haben. Der Kongress der „European Association for the Study of Diabetes" findet jährlich statt. Seit 2004 steht Interplan der EASD als Kongressagentur zur Seite und ist, je nach Veranstaltungsort, veranwortlich für das Ausstellungs- und Sponsoren Management und den Hotel-Service. 

Über 14.000 Teilnehmerinnen und Teilnehmer waren dabei, als vom 28. September bis 1. Oktober 2021 bereits das zweite Jahr in Folge das EASD Annual Meeting komplett virtuell in High-end Umsetzung stattfand. 

Es ist eine spannende Zeit für Veranstaltungen: Wie werden Kongresse 2022 und danach aussehen? Welche Impulse und Erfahrungen aus den beiden letzten Jahren nehmen wir mit in die Gestaltung künftiger Veranstaltungskonzepte? Wie lassen sich neue virtuelle Formate mit den bekannten Live-Formaten kombinieren, damit daraus erfolgreiche Hybrid-Kongresse werden?

Oliver Heinke, Karin Seidel und Lisanne Leonhardt aus dem verantwortlichen Projektteam von Interplan nehmen uns mit auf die Reise in die Zukunft – am Beispiel des EASD Annual Meetings.

Tanzende Avatare
Tanzende Avatare

Was waren die Highlights aus diesem Jahr Virtual EASD und was können wir in die Planung der Kongresse in Zukunft mitnehmen?

Karin Seidel: Es war spürbar, dass der Umgang mit der virtuellen Plattform mittlerweile Routine für die Teilnehmer ist. Es wurden vielfältige Weiterentwicklungen und neue Funktionen integriert, seit dem ersten Virtual EASD 2020. Ein Fokus lag auf neuen Möglichkeiten für den persönlichen Austausch im virtuellen Raum: So wurde z.B. das Networking mit 1:1 Videochats unterstützt. Weiter waren die Teilnehmenden einer Sitzung sichtbar, so konnten einfach spontane Gesprächsgruppen zum Informationsaustausch gebildet werden.

Die Weiterentwicklung des Vortrags- und Präsentationsmanagements für Referenten bedeutete einen weiteren wichtigen Schritt. Das System bildet den gesamten Prozess effizient und komfortabel ab. Die Aufzeichnung und den Upload der Beiträge können die Redner bis hin zum Live-Vortrag online problemlos selbst koordinieren. Für die Symposien in diesem Jahr haben wir bombige Formate entworfen, wie die Zehn-Minuten-Flashlights. Das Angebot wurde richtig gut angenommen. Die Besucher probierten intensiv die PhotoGallery aus, ebenso wie das individuelle, persönliche Kongressprogramm. Es wurde mit dem Avatar getanzt und Flashmobs initiiert! Einige dieser Formate lassen sich prima in hybride Konzepte integrieren. 

Photo Galerie
Photo Galerie
Symposium Format: 10-Minuten Flashlight
Symposium Format: 10-Minuten Flashlight

Lisanne Leonhardt: Es sind großartige Firmenprofile entstanden. Ich glaube, das liegt auch daran, dass das Handling für die Unternehmen durch schnelle Anbindung und einem hohen Grad an Komfort bei der Einrichtung einfacher geworden ist.
Ein großer Erfolg ist das Kongress TV als begleitender Kanal, der professionell von Vivienne Parry (BBC) moderiert wurde. Das TV-Team präsentierte ein abwechslungsreiches und interessantes Programm mit Diskussionen, Interviews, Portraits und Kongress-Infos, kompakt und ansprechend und auch mal über den thematischen Tellerrand hinaus. 

EASD Kongress TV
EASD Kongress TV

Karin Seidel: Ein positiver Effekt aus der enormen Phase der Digitalisierung ist, dass wir durch die veränderte Kongresswelt einen viel engeren Austausch mit den Industriepartnern hatten als bisher. Die Schnittstellen zwischen Kunden, Dienstleistern und Organisation wurden fließender. Wir sind zusammengewachsen und dankbar, dass unsere Kunden die Schritte mitgegangen sind. Das hat Spaß gemacht, es hat uns sehr motiviert und wir haben alle enorm viel gelernt. In der digitalen Welt sind wir menschlich näher zusammengerückt.

Was sind nun die wichtigsten Erkenntnisse und Learnings für die Kongresse im kommenden Jahr und in Zukunft?

Oliver Heinke: Eine neue Entwicklung sehen wir in den interaktiven Sitzungsformaten beispielsweise bei dem „Fishbowl"-Konzept. In einem hybriden Kongress kann das Format sowohl virtuell als auch in Präsenz stattfinden. Unsere Erfahrung aus dem virtuellen Bereich: Die Hürde ist noch zu hoch für Interaktivität auf diesem Level, eine Gewöhnungsphase ist notwendig. Wir sind davon überzeugt, dass wir mit ähnlichen Formaten vor Ort andere Erfahrungen machen werden und einen Mehrwert für den wissenschaftlichen Austausch schaffen können.

Lisanne Leonhardt: Es hat sich schon vor der Pandemie abgezeichnet, dass die Industrie nach und nach digitale und virtuelle Formate nutzen möchte. Corona war der Katalysator und Turbo für die schnellere Umstellung. Sowohl für die Veranstalter als auch für uns ist klar, dass man an virtuellen Angeboten – auch im Mix mit Präsenz – festhalten wird. Das eröffnet neben höheren Reichweiten vorrangig einen guten Zusatznutzen und viel mehr Flexibilität für die Teilnehmer. Es bieten sich so viele Chancen! In der Nachverwertung können zum Beispiel multimediale Inhalte des TV-Kanals themenbezogen für die Kommunikation in den Sozialen Netzwerken genutzt werden. So bleibt die Community über das ganze Jahr hinweg aktiv. Weiterbildung durch Inhalte on-demand oder auch eine andauernde Austauschmöglichkeit über die bestehende Plattform können über den Kongress hinaus attraktiv sein. Und natürlich haben wir für die Beobachtungen und Auswertungen auch das Thema Statistics & Tracking weiterentwickelt.

Karin Seidel: Tatsächlich haben manche der rein digitalen Formate noch nicht die gewünschte Akzeptanz. Obwohl sie auf den ersten Blick sehr ansprechend, interaktiv und innovativ wirken, schaffen sie es noch nicht, alle Besucher für sich zu gewinnen. Für hybride Kongresse ist es wichtig, die jeweiligen Besonderheiten zu nutzen, um die Szenarien vor Ort und virtuell optimal miteinander zu verbinden. Das Beste aus beiden Welten!

Und in Stockholm bei der EASD 2022 …

Oliver Heinke: Natürlich ist eine hybride Veranstaltung geplant. Mit dem Besten aus beiden Welten und einigen neuen Ideen. Es ist eine Herausforderung, die digitale Plattform optimal in das Präsenzgeschehen einzubinden. Welche Elemente lassen sich verknüpfen, wie schaffen wir es, zwei unterschiedliche Besuchergruppen mit unterschiedlichen Bedürfnissen zu vereinen? Das werden wir nächstes Jahr in Stockholm zeigen!


Kundenstimme Prof. Chantal Mathieu (Katholieke Universiteit Leuven & EASD Senior Vice President:

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